Infonuage (Drive)

BQAM-E possède un Google Drive (Dossiers infonuagiques). Il contient des informations de nature administrative, mais comprend également une grande archive d'affiche et d'autre matériel promotionnel, de la documentation sur la mécanique, ou des documents relatif à l'organisation de l'atelier. Le Drive est assez vaste. Il a été réorganisé en décembre 2022 par Gabriel Thériault, alors administrateur, dans un plan de classification.

Un plan de classification, c’est quoi?

Un outil normalisé, permettant de classer tous les documents actuels et futurs dans une arborescence, en suivant une convention de nommage. Regroupe tous les documents comportant une valeur historique, juridique, financière ou administrative et qui sont utiles au bon fonctionnement de BQÀM-E. Inclut : courriels attestant de partenariats entre BQÀM-E et autres organismes, photos de l’atelier et de nos activités, guides de formation, ateliers de formation, lettres patentes, matériel promotionnel, logos, contrats d’assurance, bilans financiers, etc. Exclut : des photos ou des réflexions personnelles, des documents incohérents, des échanges, contrats ou projets terminés/fermés, à moins de comporter une valeur historique pour BQÀM-E.

L'arborescence du plan

SÉRIE 1000 – ADMINISTRATION :
= ce qui concerne BQÀM-E en tant qu’organisation. Regroupe les fonctions décisionnelles, les obligations légales, la mission, etc.

1100 Historique

1110 Documents constitutifs

1120 Histoire

1130 Missions et mandats

1200 Procédures et politiques

1210 Procédures

1220 Politiques

1300 Comités, réunions, assemblées générales

1310 Comités

1320 Conseil d’administration

1330 Assemblées générales

1400 Juridique

1410 Contrats et assurances

1420 Lois

1430 Recours

1500 Gestion documentaire

SÉRIE 2000 – FINANCES
ce qui implique l’argent, dépensé ou à dépenser, ce qui peut servir aux audits et autres vérifications financières, et les documents concernant la paye des employé.es.

2100 Bilans et vérification financière

2200 Comptabilité

2310 Comptes payés

2320 Comptes à recevoir

2330 Subventions

2340 Vente de pièces

2300 Opérations de caisse

2400 Gestion de la paie

2500 Impôts et taxes

2600 Modèles types

SÉRIE 3000 – RESSOURCES HUMAINES
regroupe tous les gens investis dans le fonctionnement de BQÀM-E, qu’illes soient contractuels, permanents ou bénévoles.

3100 Gestion des postes

3110 Embauche et recrutement

3120 Conditions de travail

3130 Suivi des contrats

3140 Gestion des accès

3150 Coordonnées

3160 Avis verbaux

3200 Horaires

3300 Accueil

3400 Activités de formation

SÉRIE 4000 – COMMUNICATIONS ET MÉDIAS
documents, images, matériels servant à faire connaître BQÀM-E

4100 Matériel promotionnel

4110 Affiches et matériel promotionnel visuel

4120 Pamphlets, tracts et publications

4130 Identité visuelle, logos

4200 Matériel web

4210 Site web

4220 Réseaux sociaux

4300 Événements spéciaux

4400 Revue de presse

4500 Modèles types

SÉRIE 5000 – RESSOURCES MATÉRIELLES
= permet de suivre l’inventaire de BQÀM-E, ce qu’il a prêté, ce qui doit être réparé, etc.

5100 Fournisseurs

5200 Acquisitions, locations et cessions

5300 Inventaire

5400 Entretien et réparation

SÉRIE 6000 – Services aux cyclistes

6100 Ressources sur le vélo

6110 Ouvrages de référence

6120 Ressources mécaniques spécifiques

6130 Histoire du vélo

6140 Vélo et philosophie

6200 Outils

6300 Pièces/vélos usagés

6400 Vente de pièces

6500 Formations pour toustes

6600 Organisation de l’atelier

6700 Membres

6710 Registre des membres

6720 Statistiques, achalandage

6730 Projets membres

6800 Communauté cycliste

6810 Partenariats

6820 Ateliers communautaires

6830 Boutiques de vélo

L'arborescence des répertoires

Règles générales de l’arborescence :

1. Classer les documents par fonctions et non par projets.

2. De façon générale, les discussions du CA, des comités et des AGs, notre histoire, nos mandats, ainsi que nos politiques et procédures officielles, se retrouvent dans la série “1000 Administration”.

Ce qui touche à nos rentrées et sorties d’argent, les subventions, les budgets, les payes des employé.es, va dans “2000 Finance”.

Dans “3000 Ressources humaines” on retrouve les documents relatifs aux employé.es ainsi qu’aux bénévoles : tâches, horaires, gestion des accès, formations à l’interne.

“4000 Communications et médias” recèle tout notre matériel promotionnel, web, logos, affiches de mobilisation, contenu des événements passés et futurs.

“5000 Ressources matérielles” comprend notre inventaire, le suivi de nos acquisitions, nos fournisseurs.

Enfin “6000 Services aux cyclistes” incarne la mission de BQÀM-E : formations ouvertes à toutes et tous, guides de référence en mécanique, liste de nos membres, l’organisation de l’atelier, coordonnées d’autres ateliers communautaires, les projets initiés par des membres hors comités, le classement de nos pièces à vendre, etc.

3. Tous les documents doivent se retrouver dans une série, puis dans un des sous-dossiers, et puis, si possible, dans une année.

4. Lorsqu’on dépasse les sous-sous séries (dizaines, ex. 4720 ou 3130), classer par années. Ne pas créer de nouveaux dossiers tout de suite. Plutôt m’écrire (theriault.gabriel.4@courrier.uqam.ca) pour en discuter ou voir si un sous-dossier déjà existant conviendrait.

5. Si le document est désuet ou inutile, le supprimer. Si incertain.e de son utilité, déposer dans “Archives” du sous-dossier approprié.

6. Pour les documents relatifs à la série "2000 Finance", classer selon l'année financière (début 1er septembre) (ex. 2020-2021)

7. Pour plus d’infos, consulter le document “ArborescenceBQAME_2023-01_v01” dans le premier répertoire du Drive (BQAM-E)

8. En cas de doute quant à où déposer le document, me demander plutôt que de mettre n'importe où. Le système ne sera efficace que si on l’utilise convenablement.

Convention de nommage

Lorsque vous nommez vos documents, suivez cet ordre :

1. Projet/organisation concernée/titre de l’ouvrage/description 2-3 mots

2. Année et mois

3. Version

Attention!

● Pas d’espaces

● Caractères alphanumériques seulement : A à Z, 0 à 9 ET tirets bas ou normal (_/-)

● Abbréviation au besoin

● Lorsqu’un chiffre est ajouté, inclure au moins deux chiffres (ajouter un 0 avant)

Ex : BQAMEMobile_Soumission_2022-06_v01; CA_pv_2023-01; PropPlanClass_2023-01; ReçuREQ_2018-03; QualityBicycleOwnersManuel;

Le conseil d'administration a par la suite émis un tableau d'accès à ce Drive selon le statut pour une plus grande transparence, une amélioration de la transmission de l'information et une meilleure traçabilité, pour préserver la nature confidentielle de certaines informations et pour soutenir l'implication de l'ensemble des bénévoles.

Tableau d'accès au drive selon le statut