Infonuage (Drive)
BQAM-E possède un Google Drive (Dossiers infonuagiques). Il contient des informations de nature administrative, mais comprend également une grande archive d'affiche et d'autre matériel promotionnel, de la documentation sur la mécanique, ou des documents relatif à l'organisation de l'atelier. Le Drive est assez vaste. Il a été réorganisé en décembre 2022 par Gabriel Thériault, alors administrateur, dans un plan de classification.
Un plan de classification, c’est quoi?
Un outil normalisé, permettant de classer tous les documents actuels et futurs dans une
arborescence, en suivant une convention de nommage.
Regroupe tous les documents comportant une valeur historique, juridique, financière
ou administrative et qui sont utiles au bon fonctionnement de BQÀM-E.
Inclut : courriels attestant de partenariats entre BQÀM-E et autres organismes, photos de
l’atelier et de nos activités, guides de formation, ateliers de formation, lettres patentes,
matériel promotionnel, logos, contrats d’assurance, bilans financiers, etc.
Exclut : des photos ou des réflexions personnelles, des documents incohérents, des
échanges, contrats ou projets terminés/fermés, à moins de comporter une valeur
historique pour BQÀM-E.
L'arborescence du plan
SÉRIE 1000 – ADMINISTRATION :
= ce qui concerne BQÀM-E en tant qu’organisation. Regroupe les fonctions décisionnelles, les obligations
légales, la mission, etc.
1100 Historique
1110 Documents constitutifs
1120 Histoire
1130 Missions et mandats
1200 Procédures et politiques
1210 Procédures
1220 Politiques
1300 Comités, réunions, assemblées générales
1310 Comités
1320 Conseil d’administration
1330 Assemblées générales
1400 Juridique
1410 Contrats et assurances
1420 Lois
1430 Recours
1500 Gestion documentaire
SÉRIE 2000 – FINANCES
ce qui implique l’argent, dépensé ou à dépenser, ce qui peut servir aux audits et autres vérifications
financières, et les documents concernant la paye des employé.es.
2100 Bilans et vérification financière
2200 Comptabilité
2310 Comptes payés
2320 Comptes à recevoir
2330 Subventions
2340 Vente de pièces
2300 Opérations de caisse
2400 Gestion de la paie
2500 Impôts et taxes
2600 Modèles types
SÉRIE 3000 – RESSOURCES HUMAINES
regroupe tous les gens investis dans le fonctionnement de BQÀM-E, qu’illes soient contractuels,
permanents ou bénévoles.
3100 Gestion des postes
3110 Embauche et recrutement
3120 Conditions de travail
3130 Suivi des contrats
3140 Gestion des accès
3150 Coordonnées
3160 Avis verbaux
3200 Horaires
3300 Accueil
3400 Activités de formation
SÉRIE 4000 – COMMUNICATIONS ET MÉDIAS
documents, images, matériels servant à faire connaître BQÀM-E
4100 Matériel promotionnel
4110 Affiches et matériel promotionnel visuel
4120 Pamphlets, tracts et publications
4130 Identité visuelle, logos
4200 Matériel web
4210 Site web
4220 Réseaux sociaux
4300 Événements spéciaux
4400 Revue de presse
4500 Modèles types
SÉRIE 5000 – RESSOURCES MATÉRIELLES
= permet de suivre l’inventaire de BQÀM-E, ce qu’il a prêté, ce qui doit être réparé, etc.
5100 Fournisseurs
5200 Acquisitions, locations et cessions
5300 Inventaire
5400 Entretien et réparation
SÉRIE 6000 – Services aux cyclistes
6100 Ressources sur le vélo
6110 Ouvrages de référence
6120 Ressources mécaniques spécifiques
6130 Histoire du vélo
6140 Vélo et philosophie
6200 Outils
6300 Pièces/vélos usagés
6400 Vente de pièces
6500 Formations pour toustes
6600 Organisation de l’atelier
6700 Membres
6710 Registre des membres
6720 Statistiques, achalandage
6730 Projets membres
6800 Communauté cycliste
6810 Partenariats
6820 Ateliers communautaires
6830 Boutiques de vélo
Règles générales de l’arborescence :
1. Classer les documents par fonctions et non par projets.
2. De façon générale, les discussions du CA, des comités et des AGs, notre histoire,
nos mandats, ainsi que nos politiques et procédures officielles, se retrouvent dans
la série “1000 Administration”.
Ce qui touche à nos rentrées et sorties d’argent, les subventions, les budgets, les payes
des employé.es, va dans “2000 Finance”.
Dans “3000 Ressources humaines” on retrouve les documents relatifs aux employé.es
ainsi qu’aux bénévoles : tâches, horaires, gestion des accès, formations à l’interne.
“4000 Communications et médias” recèle tout notre matériel promotionnel, web, logos,
affiches de mobilisation, contenu des événements passés et futurs.
“5000 Ressources matérielles” comprend notre inventaire, le suivi de nos acquisitions,
nos fournisseurs.
Enfin “6000 Services aux cyclistes” incarne la mission de BQÀM-E : formations ouvertes
à toutes et tous, guides de référence en mécanique, liste de nos membres, l’organisation
de l’atelier, coordonnées d’autres ateliers communautaires, les projets initiés par des
membres hors comités, le classement de nos pièces à vendre, etc.
3. Tous les documents doivent se retrouver dans une série, puis dans un des
sous-dossiers, et puis, si possible, dans une année.
4. Lorsqu’on dépasse les sous-sous séries (dizaines, ex. 4720 ou 3130), classer par
années. Ne pas créer de nouveaux dossiers tout de suite. Plutôt m’écrire
(theriault.gabriel.4@courrier.uqam.ca) pour en discuter ou voir si un sous-dossier
déjà existant conviendrait.
5. Si le document est désuet ou inutile, le supprimer. Si incertain.e de son utilité,
déposer dans “Archives” du sous-dossier approprié.
6. Pour les documents relatifs à la série "2000 Finance", classer selon l'année
financière (début 1er septembre) (ex. 2020-2021)
7. Pour plus d’infos, consulter le document “ArborescenceBQAME_2023-01_v01” dans le premier répertoire du Drive (BQAM-E)
8. En cas de doute quant à où déposer le document, me demander plutôt que de mettre
n'importe où. Le système ne sera efficace que si on l’utilise convenablement.
Convention de nommage
Lorsque vous nommez vos documents, suivez cet ordre :
1. Projet/organisation concernée/titre de l’ouvrage/description 2-3 mots
2. Année et mois
3. Version
Attention!
● Pas d’espaces
● Caractères alphanumériques seulement : A à Z, 0 à 9 ET tirets bas ou normal (_/-)
● Abbréviation au besoin
● Lorsqu’un chiffre est ajouté, inclure au moins deux chiffres (ajouter un 0 avant)
Ex : BQAMEMobile_Soumission_2022-06_v01; CA_pv_2023-01; PropPlanClass_2023-01; ReçuREQ_2018-03; QualityBicycleOwnersManuel;
Le conseil d'administration a par la suite émis un tableau d'accès à ce Drive selon le statut pour une plus grande transparence, une amélioration de la transmission de l'information et une meilleure traçabilité, pour préserver la nature confidentielle de certaines informations et pour soutenir l'implication de l'ensemble des bénévoles.
