Voir la source de Infonuage (Drive)

BQAM-E possède un Google Drive (Dossiers infonuagiques). Il contient des informations de nature administrative, mais comprend également une grande archive d'affiche et d'autre matériel promotionnel, de la documentation sur la mécanique, ou des documents relatif à l'organisation de l'atelier.
Le Drive est assez vaste. Il a été réorganisé en décembre 2022 par Gabriel Thériault, alors administrateur, dans un plan de classification.

''Un plan de classification, c’est quoi?''<br>

Un outil normalisé, permettant de classer tous les documents actuels et futurs dans une
arborescence, en suivant une convention de nommage.
Regroupe tous les documents comportant une valeur historique, juridique, financière
ou administrative et qui sont utiles au bon fonctionnement de BQÀM-E.
Inclut : courriels attestant de partenariats entre BQÀM-E et autres organismes, photos de
l’atelier et de nos activités, guides de formation, ateliers de formation, lettres patentes,
matériel promotionnel, logos, contrats d’assurance, bilans financiers, etc.
Exclut : des photos ou des réflexions personnelles, des documents incohérents, des
échanges, contrats ou projets terminés/fermés, à moins de comporter une valeur
historique pour BQÀM-E. <br>


'''L'arborescence du plan''' <br>

'''SÉRIE 1000 – ADMINISTRATION''' :<br>= ce qui concerne BQÀM-E en tant qu’organisation. Regroupe les fonctions décisionnelles, les obligations
légales, la mission, etc.<br>


1100 Historique<br>

1110 Documents constitutifs<br>

1120 Histoire<br>

1130 Missions et mandats<br>

1200 Procédures et politiques<br>

1210 Procédures<br>

1220 Politiques<br>

1300 Comités, réunions, assemblées générales<br>

1310 Comités<br>

1320 Conseil d’administration<br>

1330 Assemblées générales<br>

1400 Juridique<br>

1410 Contrats et assurances<br>

1420 Lois<br>

1430 Recours<br>

1500 Gestion documentaire<br><br>


'''SÉRIE 2000 – FINANCES'''<br>ce qui implique l’argent, dépensé ou à dépenser, ce qui peut servir aux audits et autres vérifications
financières, et les documents concernant la paye des employé.es.<br>


2100 Bilans et vérification financière<br>

2200 Comptabilité<br>

2310 Comptes payés<br>

2320 Comptes à recevoir<br>

2330 Subventions<br>

2340 Vente de pièces<br>

2300 Opérations de caisse<br>

2400 Gestion de la paie<br>

2500 Impôts et taxes<br>

2600 Modèles types<br><br>

'''SÉRIE 3000 – RESSOURCES HUMAINES''' <br>regroupe tous les gens investis dans le fonctionnement de BQÀM-E, qu’illes soient contractuels,
permanents ou bénévoles.<br>


3100 Gestion des postes<br>

3110 Embauche et recrutement<br>

3120 Conditions de travail<br>

3130 Suivi des contrats<br>

3140 Gestion des accès<br>

3150 Coordonnées<br>

3160 Avis verbaux<br>

3200 Horaires<br>

3300 Accueil<br>

3400 Activités de formation<br>
<br>


'''SÉRIE 4000 – COMMUNICATIONS ET MÉDIAS''' <br>documents, images, matériels servant à faire connaître BQÀM-E<br>


4100 Matériel promotionnel<br>

4110 Affiches et matériel promotionnel visuel<br>

4120 Pamphlets, tracts et publications<br>

4130 Identité visuelle, logos<br>

4200 Matériel web<br>

4210 Site web<br>

4220 Réseaux sociaux<br>

4300 Événements spéciaux<br>

4400 Revue de presse<br>

4500 Modèles types<br>
<br>

'''SÉRIE 5000 – RESSOURCES MATÉRIELLES''' <br>= permet de suivre l’inventaire de BQÀM-E, ce qu’il a prêté, ce qui doit être réparé, etc.<br>


5100 Fournisseurs<br>

5200 Acquisitions, locations et cessions<br>

5300 Inventaire<br>

5400 Entretien et réparation<br><br>


'''SÉRIE 6000 – Services aux cyclistes'''<br>

6100 Ressources sur le vélo<br>

6110 Ouvrages de référence<br>

6120 Ressources mécaniques spécifiques<br>

6130 Histoire du vélo<br>

6140 Vélo et philosophie<br>

6200 Outils<br>

6300 Pièces/vélos usagés<br>

6400 Vente de pièces<br>

6500 Formations pour toustes<br>

6600 Organisation de l’atelier<br>

6700 Membres<br>

6710 Registre des membres<br>

6720 Statistiques, achalandage<br>

6730 Projets membres<br>

6800 Communauté cycliste<br>

6810 Partenariats<br>

6820 Ateliers communautaires<br>

6830 Boutiques de vélo<br>

[[Fichier:Arborescence plan classif 2023.08.17.png|vignette|L'arborescence des répertoires]]
<br>

'''Règles générales de l’arborescence :'''<br>

1. Classer les documents par fonctions et non par projets.<br>

2. De façon générale, les discussions du CA, des comités et des AGs, notre histoire,
nos mandats, ainsi que nos politiques et procédures officielles, se retrouvent dans
la série “1000 Administration”.<br>

Ce qui touche à nos rentrées et sorties d’argent, les subventions, les budgets, les payes
des employé.es, va dans “2000 Finance”.<br>

Dans “3000 Ressources humaines” on retrouve les documents relatifs aux employé.es
ainsi qu’aux bénévoles : tâches, horaires, gestion des accès, formations à l’interne.<br>

“4000 Communications et médias” recèle tout notre matériel promotionnel, web, logos,
affiches de mobilisation, contenu des événements passés et futurs.<br>

“5000 Ressources matérielles” comprend notre inventaire, le suivi de nos acquisitions,
nos fournisseurs.<br>

Enfin “6000 Services aux cyclistes” incarne la mission de BQÀM-E : formations ouvertes
à toutes et tous, guides de référence en mécanique, liste de nos membres, l’organisation
de l’atelier, coordonnées d’autres ateliers communautaires, les projets initiés par des
membres hors comités, le classement de nos pièces à vendre, etc.<br>

3. Tous les documents doivent se retrouver dans une série, puis dans un des
sous-dossiers, et puis, si possible, dans une année.<br>

4. Lorsqu’on dépasse les sous-sous séries (dizaines, ex. 4720 ou 3130), classer par
années. Ne pas créer de nouveaux dossiers tout de suite. Plutôt m’écrire
(theriault.gabriel.4@courrier.uqam.ca) pour en discuter ou voir si un sous-dossier
déjà existant conviendrait.<br>

5. Si le document est désuet ou inutile, le supprimer. Si incertain.e de son utilité,
déposer dans “Archives” du sous-dossier approprié.<br>

6. Pour les documents relatifs à la série "2000 Finance", classer selon l'année
financière (début 1er septembre) (ex. 2020-2021)<br>

7. Pour plus d’infos, consulter le document “ArborescenceBQAME_2023-01_v01” dans le premier répertoire du Drive (BQAM-E) <br>

8. En cas de doute quant à où déposer le document, me demander plutôt que de mettre
n'importe où. Le système ne sera efficace que si on l’utilise convenablement.<br><br>


'''
Convention de nommage''' <br>

Lorsque vous nommez vos documents, suivez cet ordre :<br>

1. Projet/organisation concernée/titre de l’ouvrage/description 2-3 mots<br>

2. Année et mois<br>

3. Version<br>

Attention!<br>

● Pas d’espaces<br>

● Caractères alphanumériques seulement : A à Z, 0 à 9 ET tirets bas ou normal (_/-)<br>

● Abbréviation au besoin<br>

● Lorsqu’un chiffre est ajouté, inclure au moins deux chiffres (ajouter un 0 avant)<br>

Ex :
BQAMEMobile_Soumission_2022-06_v01;
CA_pv_2023-01;
PropPlanClass_2023-01;
ReçuREQ_2018-03;
QualityBicycleOwnersManuel;


Le conseil d'administration a par la suite émis [https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IO-9dVN3GixAqtI-WIDUyjXX_eET_PXv/edit?fbclid=IwAR000R-K9WesMLSx0wUAG1wpaN18cqB67qM00d8NMyFeINuxZ5YK4IGH1sY#gid=113286817 un tableau d'accès] à ce Drive selon le statut pour une plus grande transparence, une amélioration de la transmission de l'information et une meilleure traçabilité, pour préserver la nature confidentielle de certaines informations et pour soutenir l'implication de l'ensemble des bénévoles.
[[Fichier:Tableau acces drive 2023.08.17.png|vignette|Tableau d'accès au drive selon le statut]]