Règlements Généraux

Règlements Généraux

Adopté le 12 février 2016

Modifié le 3 avril 2018

VERSION MODIFIÉE EN VUE DE L’AG DU 11.10.18

TABLE DES MATIÈRES

PRÉAMBULE

Définitions

SECTION I : GÉNÉRALITÉS

1.1 Nom

1.2 Statut légal

1.3 Siège social

1.4 Territoire

1.5 Objectifs

1.6  Principes

SECTION II : MEMBRES

2.2 Droits et devoirs des membres, usagères et usagers

2.2.1 Droits

2.2.2 Devoirs

2.3 Renoncement de l’adhésion

2.4 Suspension et expulsion

2.5 Liste des membres

SECTION III : ASSEMBLÉE DES MEMBRES

3.1 Composition

3.2 Assemblée générale (A.G.)

3.3 Assemblée générale extraordinaire (A.G.E)

3.4 Convocation

3.4.1 Convocation par les membres de l’A.G.E.

3.6 Quorum

3.7 Code de procédure

3.8 Vote

SECTION IV : BÉNÉVOLES

4.2 Droit et devoir des bénévoles

4.2.1 Droits

4.2.2 Devoirs

4.3 Renoncement au statut de bénévole

4.4 Suspension et révocation

4.5 Liste des bénévoles

SECTION V : CONSEIL D’ADMINISTRATION

5.1 Composition

5.2 Éligibilité

5.3 Procédures d’élection

5.4 Durée du mandat

5.5 Pouvoirs du Conseil d’administration

5.6 Réunions du Conseil d’administration

5.7 Quorum

5.8 Vacances

5.9 Démission et révocation

5.10 Rémunération

5.11 Élection des officières et officiers

5.12 Durée du mandat

5.13 Déléguées et délégués

5.14 Destitution

SECTION VI : DISPOSITIONS FINANCIÈRES ET ADMINISTRATIVES

6.1 Exercice financier

6.2 Effets bancaires

6.3 Liquidation

6.4 États financiers

6.5 Adoption et modifications des Statuts et règlements généraux

6.6 Assurances civiles

6.7 Règlement d'emprunt bancaire

Définitions

BQAM-E : Nom de l’organisme auprès des usagères et usagers de l’atelier.

BQAM : Nom de l'organisme dûment enregistré en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies au Registre des Entreprises du Québec.

Année financière : L’année financière de l’organisme débute le 1er septembre de chaque année et se termine le 31 août de l’année suivante.

Assemblée générale, assemblée (A.G.) : Instance de proposition et de décision des membres de BQAM-E qui peut être appelée dans un délai minimum de dix (10) jours.. Elle est souveraine sur le Conseil d’administration.

Assemblée générale extraordinaire : Instance de proposition et de décision des membres de BQAM-E qui peut être appelée dans un délai minimum de sept (7) jours.

Bénévole : Est bénévole toute personne membre qui répond aux conditions d’admissibilité définies au présent règlement.

Conseil d’administration (C.A.) : Instance décisionnelle de l’organisme composée des administratrices et administrateurs élues et élus, ou nommées et nommés.

Membre : Est membre toute personne physique qui répond aux conditions d’admissibilité définies au présent règlement.

Officière et officier : Toute personne élue par le Conseil d'administration occupant des rôles administratifs définis dans les politiques de fonctionnement des groupes étudiants de l’UQAM.

Usagère et usager : Toute personne utilisant les services de l’atelier.

Résolution : Une proposition qui doit être adoptée à la majorité simple des personnes présentes et autorisées à voter.

Résolution spéciale : Une proposition qui doit être adoptée aux deux tiers des personnes présentes et autorisées à voter.

SECTION I : GÉNÉRALITÉS

1.1 Nom

Le nom de l'organisme est BQAM-E.

1.2 Statut légal

BQAM-E est une personne morale sans but lucratif régie par la troisième partie de la Loi sur les compagnies du Québec et déposé au registre le 11 mai 2009 sous le numéro d'entreprise du Québec 1165859951.

1.3 Siège social

Le siège social de l’organisme est situé en la ville et le district judiciaire de Montréal.

1.4 Territoire

L’organisme dessert la population de la région métropolitaine de Montréal.

1.5 Objectifs

Les objectifs pour lesquels l’organisme est constitué sont les suivants :

1. Promouvoir l'utilisation du vélo comme moyen de transport durable, sain, écologique, et économique pour notre société, notamment la communauté uqamienne.
2. Aider les membres de l’atelier à atteindre l'autonomie modale en leur offrant un lieu, des outils, et des conseils en vue de leur permettre d’entretenir leur équipement cycliste à un prix abordable.
3. Utiliser le vélo comme outil de promotion d'équité et de justice sociale entre les gens de différentes cultures, sexes et âges en créant un lieu d'échange et de partage d'expertise, d'apprentissage et d'accueil de projets à vocation sociale en lien avec le vélo.

1.6  Principes

1. L’ensemble des documents produits par BQAM-E ainsi que ses communications doivent être féminisées.
2. Les présents Statuts et règlements de BQAM-E sont les règles de fonctionnement de BQAM-E. Seule l’Assemblée générale des membres de BQAM-E a le pouvoir suspendre ou modifier les Statuts et règlements par un vote aux deux tiers (2/3) de l’assemblée.
3. Les politiques de BQAM-E sont des règles de gestion courante adoptées par l’Assemblée générale qui peuvent être modifiées à la simple majorité.
4. L'ensemble des résolutions prises dans les réunions des instances de BQAM-E est inscrit à des procès-verbaux. Les instances de BQAM-E doivent entériner les procès-verbaux des réunions précédentes. Les procès-verbaux de l'Assemblée générale et du Conseil d'administration sont disponibles au siège social pour consultation sur place des membres, sans la mention des noms des personnes qui proposent et appuient les propositions.

SECTION II : MEMBRES

2.2 Droits et devoirs des membres, usagères et usagers

2.2.1 Droits

(1) L'adhésion à BQAM-E est libre et volontaire au coût de 20$ ou gratuit pour les étudiants-es de l'UQAM;

(2) Lors de son adhésion, chaque membre reçoit de l’organisme une carte indiquant son nom, prénom et numéro de membre. Son inscription est aussi ajoutée à la liste  des membres de BQAM-E

(3) Chaque membre, usagère et usager a gratuitement accès à l’atelier durant les heures d’ouverture régulières de celui-ci;

(4) Chaque membre a le droit de proposition et de vote en assemblée générale selon les conditions définies à la Section III des présents règlements généraux;

(5) Chaque membre a le droit de s’impliquer dans les comités de travail de BQAM-E;

(6) Chaque membre a le droit d’être bénévole selon les conditions définies à la Section IV des présents règlements généraux;

(7) Chaque membre peut demander à siéger sur le Conseil d'administration selon les conditions définies à la Section V des présents règlements généraux;

(8) Chaque membre a le droit d’être respectée et respecté sans égard à ses origines sociales, culturelles ou ethniques, sa couleur de peau, son mode de vie, ses croyances, sa religion, son genre, son orientation sexuelle, son identité sexuelle, l’expression de son identité sexuelle ou de genre, son âge, son handicap, ses connaissances en mécanique, son vélo, son équipement, ou sur quelque autre caractéristique que ce soit.

2.2.2 Devoirs

(1) Chaque membre a le devoir de répondre aux conditions d’admission suivantes :

• adhérer aux objectifs de l’organisme tels qu’énoncés au point 1.5 des présents règlements généraux;

• remplir une demande d’adhésion;

(2) Chaque membre, usagère et usager a le devoir de respecter les politiques et règlements en vigueur établis par l’assemblée générale ou le conseil d’administration;

(3) Chaque membre, usagère et usager a le devoir de respecter les ressources matérielles mises à leur disposition;

(4) Chaque membre, usagère et usager a le devoir de respecter les autres personnes fréquentant l’atelier sans égard à leur origine sociale, culturelle ou ethnique, leur couleur de peau, leur mode de vie, leur croyance, leur genre, leur orientation sexuelle, leur identité sexuelle, l’expression de leur identité sexuelle ou de genre, leur âge, leur handicap, leurs connaissances en mécanique, leur équipement, ou sur quelque autre caractéristique que ce soit.

2.3 Renonciation à l’adhésion

Chaque membre peut, en tout temps, renoncer à son adhésion en adressant un avis écrit au Conseil d'administration de l’organisme. Sauf mention contraire, les droits et devoirs liés à l’adhésion sont alors levés dès la date de réception de l’avis.

2.4 Suspension et expulsion

Le Conseil d'administration peut, par résolution, suspendre pour une période donnée ou expulser définitivement chaque membre, usagère et usager qui enfreint les règlements de l’organisme ou dont la conduite ou les activités sont considérées préjudiciables à l’organisme.

Lorsque la résolution concerne un membre, le Conseil d'administration doit l’aviser par écrit de la date, de l’heure et de l’endroit de la réunion où est débattue la question, et doit donner à cette ou ce membre, à cette occasion, la possibilité de se faire entendre. Le Conseil d'administration doit assurer la confidentialité des débats, préserver la réputation de la personne en cause et être équitable.

En matière de suspension, la décision du Conseil d'administration est finale et sans appel.

En matière d’expulsion, la décision du Conseil d'administration peut être portée en appel devant l’Assemblée Générale par la personne membre elle-même. Celle-ci est néanmoins considérée comme suspendue d’ici la tenue de ladite Assemblée générale.

Le Conseil d'administration doit faire un bilan annuel des suspensions et expulsions auprès de l’Assemblée Générale.

2.5 Liste des membres

À des fins de fonctionnement, une liste des membres est tenue à jour par l’organisme. Cette liste est confidentielle et ne peut être utilisée à des fins lucratives.

SECTION III : ASSEMBLÉE DES MEMBRES

3.1 Composition

L’Assemblée générale est composée des membres en règle de l’organisme.

3.2 Assemblée générale (A.G.)

Une Assemblée générale annuelle doit être tenue chaque année au début de la session d’automne, et une autre avant la fin de la session d’hiver. Une personne chargée de la présidence et une personne chargée du secrétariat doivent être nommées afin de s’assurer du bon déroulement de l’A.G. Si ces personnes sont membres en règle de BQAM-E, elles perdent leur droit de vote régulier et de proposition.

3.3 Assemblée générale extraordinaire (A.G.E.)

Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en tout temps par le Conseil d'administration lorsque celui-ci le juge nécessaire ou sur réception d’une demande écrite d’au moins dix (10) membres spécifiant le but et l’ordre du jour de l’Assemblée générale extraordinaire. Une personne chargée de la présidence et une personne chargée du secrétariat doivent être nommées afin de s’assurer du bon déroulement de l’A.G.E. Si ces personnes sont membres en règle de BQAM-E, elles perdent leur droit de vote régulier et de proposition.

3.4 Convocation

L’Assemblée générale se tient à la date, l’heure et l’endroit fixés par le Conseil d'administration Celui-ci doit informer les membres par un avis écrit et public au moins dix (10) jours avant la tenue de l’Assemblée générale ordinaire.

Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en tout temps par le Conseil d'administration lorsque celui-ci juge les conditions exceptionnelles. Le délai de convocation est alors de sept (7) jours avant l’Assemblée générale extraordinaire.

3.5 Convocation par les membres de l’A.G.E.

Sur réception d’une demande écrite d’au moins dix (10) membres spécifiant le but et l’ordre du jour de l’Assemblée, le Conseil d’administration a le devoir de convoquer et de tenir une assemblée générale extraordinaire dans les quinze (15) jours suivant le dépôt de la demande.

Dans le cas où le Conseil d'administration ne rencontre pas l’échéance prévue, les membres requérantes et requérants peuvent convoquer cette Assemblée sans passer par le Conseil d'administration. Seuls les sujets prévus à l’ordre du jour peuvent y être traités.

3.6 Quorum

Le plus petit nombre entre 10 % des membres ou quinze (15) membres en règle constitue le quorum de l’Assemblée générale.

3.7 Code de procédures

Le déroulement de l’Assemblée générale est régi par le Code des procédures des assemblées délibérantes Véronneau, sauf dispositions incompatibles du présent règlement auquel cas ce dernier prévaut.

3.8 Vote

Seuls les membres en règle ont droit de vote et de proposition. Chaque membre a droit à un seul vote. Le vote se prend à main levée à moins que 30% des membres présentes et présents réclament le scrutin secret. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix exprimées, sauf lorsque explicitement prévu autrement.

SECTION IV : BÉNÉVOLES

4.2 Droit et devoir des bénévoles

4.2.1 Droits

(1) Le bénévolat à BQAM-E est libre et volontaire;

(2) Chaque bénévole a gratuitement accès à l’atelier durant les heures régulières d’ouverture de l’université;

(3) Chaque bénévole a droit à un prix préférentiel sur l’achat de pièces neuves sur commande tel que prévu à la Politique des membres et bénévoles;

(4) Chaque bénévole a le droit d’être respectée et respecté sans égard à ses origines sociales, culturelles ou ethniques, sa couleur de peau, son mode de vie, ses croyances, sa religion, son genre, son orientation sexuelle, son identité sexuelle, l’expression de son identité sexuelle ou de genre, son âge, son handicap, ses connaissances en mécanique, son vélo, son équipement, ou sur quelque autre caractéristique que ce  soit.

(5) Chaque bénévole devient membre gratuitement de BQAM-E.

4.2.2 Devoirs

(1) Pour devenir bénévole, chaque personne a le devoir de répondre aux conditions d’admission suivantes :

• avoir complété une période de probation avec une autre ou un autre bénévole;

• être membre;

• être reconnue ou reconnu comme bénévole par au moins une autre ou un autre bénévole;

(2) Chaque bénévole a le devoir de respecter et faire respecter les politiques et règlements en vigueur établis par l’assemblée générale ou le conseil d’administration;

(3) Chaque bénévole a le devoir de respecter et faire respecter les ressources matérielles de l’atelier mises à la disposition des membres, usagères et usagers;

(4) Chaque bénévole a le devoir de respecter les autres personnes fréquentant l’atelier sans égard à leur origine sociale, culturelle ou ethnique, leur couleur de peau, leur mode de vie, leur croyance, leur genre, leur orientation sexuelle, leur identité sexuelle, l’expression de leur identité sexuelle ou de genre, leur âge, leur handicap, leurs connaissances en mécanique, leur équipement, ou sur quelque autre caractéristique que ce soit.

4.3 Renoncement au statut de bénévole

Chaque bénévole peut, en tout temps, renoncer à son statut en adressant un avis écrit au Conseil d'administration de l’organisme. Sauf mention contraire, les droits et devoirs liés à l’adhésion sont alors levés dès la date de réception de l’avis.

4.4 Suspension et révocation

Le Conseil d'administration peut, par résolution, suspendre pour la période donnée ou révoquer de ses fonctions définitivement chaque bénévole qui enfreint les règlements de l’organisme ou dont la conduite ou les activités sont considérées préjudiciables à l’organisme.

Le Conseil d'administration doit aviser par écrit ce ou cette bénévole de la date, de l’heure et de l’endroit de la réunion où est débattue la question, et doit donner à cette ou ce bénévole, à cette occasion, la possibilité de se faire entendre. Le Conseil d'administration doit assurer la confidentialité des débats, préserver la réputation de la personne en cause et être équitable.

En matière de suspension, la décision du Conseil d'administration est finale et sans appel.

En matière de révocation, la décision du Conseil d'administration peut être portée en appel devant l’Assemblée générale. par la personne bénévole elle-même. Celle-ci est néanmoins considérée comme suspendue d’ici la tenue de ladite assemblée générale.

Le Conseil d'administration doit faire un bilan annuel des suspensions et révocations auprès de l’Assemblée générale

4.5 Liste des bénévoles

À des fins de fonctionnement, une liste des bénévoles est tenue à jour par l’organisme. Cette liste est confidentielle et ne peut être utilisée à des fins lucratives.

SECTION V : CONSEIL D’ADMINISTRATION

5.1 Composition

Les affaires de l’organisme sont administrées par un Conseil d’administration composé de sept (7) à dix (10) administratrices et administrateurs. La composition du Conseil d’administration doit viser l'équité et la représentativité des membres. Les deux-tiers (⅔) du Conseil d'administration doit provenir de la communauté étudiante de l’UQAM au moment de l’élection. Le Conseil d'administration de BQAM-E doit être composé d’au moins un ou une membre provenant de chacune des sept (7) facultés de l’UQAM.

5.2 Éligibilité

Chaque membre en règle de l’organisme peut demander à siéger au conseil d’administration.

5.3 Procédures d’élection

Les personnes intéressées à poser leur candidature pour siéger au Conseil d’administration peuvent le signifier auprès du Conseil d'administration par courriel à l’adresse internet de l’organisme au moins vingt-quatre (24) heures avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle. Les personnes intéressées peuvent également le mentionner directement au Conseil d'administration lors de l’Assemblée générale d’élection. Le Conseil d’administration est élu par les membres en assemblée générale. Lors de l’Assemblée, les membres ont la possibilité de voter pour une candidature ou pour la « chaise ». Pour être élue, chaque candidature doit obtenir la majorité simple des votes - les abstentions ne sont pas considérées. Le vote se prend à main levée à moins que 30% des membres présentes et présents réclament le scrutin secret.

Le Conseil d’administration peut également coopter des membres de l’organisme lorsque des postes deviennent vacants ou non comblés. Ces mandats par cooptation doivent être confirmés ou infirmés lors de l’assemblée générale suivant la nomination.

5.4 Durée du mandat

La durée du mandat des membres du Conseil d'administration suite à une élection en assemblée générale est d'un (1) an.

5.5 Pouvoirs du Conseil d’administration

Le Conseil d'administration administre les affaires de l’organisme et exerce, en son nom, les pouvoirs qui lui sont délégués dans les limites des lois et des règlements. Il veille au bon fonctionnement et au développement de l’organisme dans le respect de sa mission. Il est responsable de la gestion du budget de l’organisme. Il voit à la mise sur pied des comités de travail qu’il juge nécessaire. Enfin, il peut adopter, sous réserve des présents règlements, les politiques et résolutions qui s’imposent pour accomplir adéquatement ses fonctions.

5.6 Réunions du Conseil d’administration

Le Conseil d'administration se réunit au moins six (6) fois durant l’année et aussi souvent que l’exigent les intérêts de l’organisme.

L’avis de convocation à toute réunion du conseil d’administration est communiqué à l’ensemble de l’équipe administratrice au moins (6) jours avant la tenue de la réunion. S’il y a urgence, le délai peut être ramené à deux (2) jours. Si l’ensemble de l’équipe administratrice renonce par écrit à l’avis de convocation, une réunion du Conseil d'administration peut avoir lieu sans avis préalable.

5.7 Quorum

Le quorum pour les réunions du Conseil d’administration est de 50% + 1 des administrateurs et administratrices en fonction.

5.8 Vacances

Le poste au Conseil d’administration devient vacant en cas de démission, ou si la personne en poste s’absente à plus de trois (3) réunions consécutives du Conseil d’administration sans motif valable déclaré au Conseil d'administration.

5.9 Démission et révocation

Une personne administratrice peut démissionner de son poste en présentant un avis écrit au Conseil d’administration. Celle-ci doit cependant rester en poste jusqu’à son remplacement sauf si le Conseil d'administration accepte par résolution que celle-ci puisse prendre effet sans remplacement immédiat.

Une personne administratrice qui n’a pas été élue en assemblée générale peut être démise en tout temps de ses fonctions par résolution adoptée au deux tiers du Conseil d'administration

5.10 Rémunération

Les membres du Conseil d'administration ne sont pas rémunérés et rémunérées. Toutefois, les frais encourus dans l’exercice de leurs fonctions (frais de transport, de gardiennage, de représentation, de réunion) peuvent être remboursés sur présentation d’une demande écrite accompagnée de pièces justificatives. C’est au Conseil d'administration qu’incombe la décision de rembourser ou non les frais présentés.

5.11 Élection des officières et officiers

Les membres du Conseil d'administration élisent, lors de leur première réunion après l’Assemblée générale d’élection, les officières et officiers de l’organisme. Les postes exécutifs sont :

Présidence :

Cette personne est porte-parole et représente l’organisme. Elle préside les assemblées du Conseil et s’occupe de l’administration générale des affaires de l’organisme. Elle s’assure que toutes les résolutions et directives du conseil soient appliquées. Elle est membre du Conseil d'administration et étudiante ou étudiant au moment de l’élection.

Vice-présidence :

Cette personne  assume les tâches et exerce les pouvoirs de la présidence en cas d’absence ou d’incapacité de celle-ci. Elle est membre du Conseil d'administration

Secrétariat :

Cette personne signe tous les documents que sa fonction commande. Elle s’assure de la tenue des documents de l’organisme relatifs à sa fonction conformément aux exigences de la loi. Elle remplit les fonctions qui lui sont attribuées par le Conseil, mais ne doit pas nécessairement être membre du Conseil d'administration

Trésorerie :

Cette personne répond des opérations financières et des livres comptables de l’organisme. Elle voit à ce que les états financiers soient disponibles conformément à la loi. Elle ne doit pas nécessairement être membre du Conseil d'administration

5.12 Durée du mandat

Le mandat au poste d’officier est d’une durée de un (1) an renouvelable.

5.13 Déléguées et délégués

Les membres du Conseil d'administration peuvent élire lors d’une réunion des déléguées ou délégués pour prendre en charge des mandats définis, par exemple les communications (gestion de la boîte courriel de BQAM-E), la gestion d’atelier, l’animation sur les réseaux sociaux ou la gestion des bénévoles. Les personnes désignées n’ont pas nécessairement à être membres du Conseil d'administration

5.14 Destitution

Le Conseil peut destituer, pour cause, une officière ou un officier, une déléguée ou un délégué de l’organisme, par résolution dûment adoptée aux deux tiers (2/3) des administratrices et administrateurs. Une réunion doit alors être convoquée à cet effet.

SECTION VI : DISPOSITIONS FINANCIÈRES ET ADMINISTRATIVES

6.1 Exercice financier

L’année financière de l’organisme débute le 1er septembre de chaque année et se termine le 31 août de l’année suivante.

6.2 Effets bancaires

Le Conseil d'administration peut ouvrir des comptes dans des institutions financières aux fins de l’organisme. Tous les effets bancaires de l’organisme doivent être signés par au moins deux (2) personnes sur trois (3) désignées à cette fin par le Conseil d’administration, incluant d’office la personne à la trésorerie.

6.3 Liquidation

Dans le cas de la dissolution de l’organisme, les avoirs et les biens restant suite au paiement des dettes et autres obligations seront distribués à d’autres personnes morales sans but lucratif.

6.4 États financiers

L'organisme doit en tout temps mettre à la disposition de leurs membres leurs états financiers, comprenant un état détaillé de leurs recettes et dépenses des douze (12) mois précédant la demande. Les états financiers doivent être dressés selon les principes comptables généraux reconnus ainsi que de la Politique 51 de l’UQAM concernant les groupes étudiants.

6.5 Adoption et modifications des Statuts et règlements généraux

Seule l’Assemblée générale peut adopter, modifier ou abroger les Règlements généraux. Les règlements entrent en vigueur dès leur ratification par les membres.

6.6 Assurances civiles

BQAM-E doit se doter d’une couverture d’assurance en responsabilité civile adéquate à ses activités et en fournir la preuve aux instances nécessaires la demandant.

6.7 Règlement d'emprunt bancaire

Le Conseil d'administration n'est aucunement autorisé à faire un emprunt bancaire sauf si une résolution spéciale est adoptée en ce sens par les membres en Assemblée générale.