Procédures

Cet article a été importé des documents du Drive et n'est pas complet / pas à jour. Il a besoin d'être vérifié, complété ou mis à jour !

Ce document a beaucoup d'overlap avec d'autres documents, et devrait probablement être divisé entre plusieurs articles

A. rapports avec les usagers et usagères

2. accueil

1. Quand quelqu’unE entre, la ou le saluer, lui souhaiter la bienvenue
2. l’inviter à  s’inscrire à la feuille des présences
3. lui demander:
   1. si elle ou il est familière ou familier avec l’atelier
   2. si elle ou il sait quoi faire ou a besoin d’être dirigéE
   3. quelles sont les choses à faire sur son vélo
   4. évaluer avec la personne l’ampleur de la job/ le temps nécessaire

3. encadrement

1. s’assurer que les gens se sont inscritEs sur la feuille de présence
2. être à l’écoute, voir si elles ou ils savent quoi faire ou ont besoin d’être dirigéEs
3. évaluer avec la personne l’ampleur de la job/ le temps nécessaire
4. s’assurer que les gens utilisent les bons outils
5. s’assurer que les gens utilisent les outils de la bonne manière
6. dire qu’il faut nettoyer et ranger les outils au bon endroit quand on n’en a plus besoin
7. s’assurer qu’avant de quitter les gens rangent et nettoient leur espace de travail
8. encourager les interactions et l’entraide entre bénévole
9. faire respecter les règles et politiques de BQAM-E

4. politiques et lignes de conduite

1. connaître et faire connaître la politique relative à l’inventaire usagé
2. il est interdit de stationner son vélo à BQAM-E, il y a des racks à vélo dehors et dans le parking souterrain de l’UQAM… l’UQAM offre des prêts de 24h de cadenas de vélo aux étudiantEs de l’UQAM

B. Règlements d'atelier

1. À l'arrivée, les membres doivent signer la feuille de présence et identifier les réparations qu'elles et ils viennent effectuer.
2. Un esprit de coopération est à privilégier; l'entraide entre les membres est encouragé;
3. Le respect et la politesse sont toujours de mise; les comportements sexistes, racistes, âgistes et haineux ne seront pas tolérés;
4. Chaque outil a une fonction et doit être utilisé pour celle-ci uniquement;
5. Si vous ne savez pas quel outil utiliser, ou comment l'utiliser, informez-vous.
6. Il est interdit de déposer les outils au sol;
7. Aucun outil ne sort de l'atelier;
8. Si un outil est brisé, avisez la mécanicienne ou le mécanicien en charge;
9. Après utilisation, les outils doivent être immédiatement remis à leur place; si vous ne savez pas où ils vont,  informez-vous;
10. Avant de partir, l’espace de travail doit être nettoyé et rangé;
11. Il est interdit de stationner son vélo à BQAM-E (le mettre dehors) : les stationner dans le stationnement souterrain ou dehors,
12. Notez que le service de sécurité effectue des prêts de cadenas de 24h aux membres de l’UQAM.
13. L’usage de chalumeau, grinder ou peinture notamment en aérosol est interdite;
14. Aucun vélo, sac ou autre ne sera toléré le long des casiers.

C. Procédure d’ouverture et fermeture

1. Ouverture de l’atelier

1. ouvrir le cadenas de casier rouge BQAM-E, prendre la clé qui se trouve dans le casier
2. ouvrir la porte de l’atelier et tout de suite remettre le cadenas dans le casier rouge
3. brouiller les numéro du cadenas du casier rouge
4. disposer les boîtes à outils de base sur les espaces de travail et les plats aimantés
5. installer les aligneurs de roue
6. vérifier qu’il y a une feuille de présence et un stylo
7. ouvrir la case 0 ; tout sortir et amener au bureau
8. s’assurer d’avoir
   1. une feuille de commande
   2. une feuille de membre
   3. des cartes de membre
   4. une feuille de caisse
   5. un pad de facture / un pad de remboursement
   6. suffisamment de change (80-100$ de billets de 5$, 1 rouleaux de 1,2$ et 0,25$)
9. remplir la feuille de caisse ; compter la caisse (à l’ouverture:) sur Podio.

2. Fermeture de l’atelier

1. ranger les outils au bon endroit
2. les outils taggés de couleur dans boîtes à outils de base de couleur correspondantes
3. ranger les  boîtes à outils de base
4. vider les plats aimantés préalablement
5. ranger les aligneurs de roue
6. remplir la feuille de caisse ; compter la caisse (fermeture) sur podio.
7. s’assurer d’avoir suffissament de change
8. faire le dépôt (dépot) si nécessaire
9. porter dans le BUREAU :
   1. le dépôt  (dans le coffre-fort) les feuilles de membres
   2. les feuilles de présence pleines (dans la ZONE DE TRI)
10. fermer tous les cadenas,s’assurer que les pneus neufs sont cadenassés
11. s’assurer que la case 0 contient tout ce qu’elle devrait (surtout la petite caisse)
12. s’assurer que la case 0 est cadenassée
13. s’assurer que la clé de l’atelier est dans le casier rouge
14. s’assurer que le casier rouge est fermé et les numéros brouillés

D. Procédure diverses

1. Remplir feuille de caisse l’ouverture:

1. mettre le jour et la date
2. mettre son nom
3. compter la caisse, mettre ses initiales
4. inscrire le numéro de la premièr facture vierge et le numéro de pad

2. Remplir feuille de caisse la fermeture:

1. compter la caisse, mettre ses initiales
2. inscrire le numéro de la dernière facture et le numéro de pad
3. calculer les ventes en compilant les factures
4. tout remplir, et mettre ses initiales où il y a lieu, si il n’y a rien à inscrire, noter  ∅
5. écrire les noms de touTEs les bénévoles présentEs au cours de la soirée (si illes ne ce sont pas inscrit elleux-même) et le temps qu’illes ont donné

3. Faire un dépôt:

1. déposer tous les 20 dollars
2. si il reste encore plus de 200$, déposer des petites coupures
3. si il y a vraiment trop de pièces, en déposer
4. déposer le tout dans le coffre fort du BUREAU

4. procédure de remboursement

1. Obligation de conserver sa facture. On le rembourse directement de la caisse
2. Laisse la facture dans l’enveloppe de dépôt à l’attention du trésorier.

5. Inscrire et renouvellement membre

5.1 inscrire nouvelle ou nouveau membre

Pour inscrire des nouveaux.lles membres, il faut vérifier si ils/elles sont membres d’une association étudiante de l’Uqam ou non : Les membres des associations ont leur adhésion payé par leur association étudiante. Par contre, ils/elles ne sont pas automatiquement membre, tant qu’ils/elles ne se sont pas enregistrés comme membre. Pour tous les autres, il en coûte 20$ par année. Tout le monde peut être membre. Les gens qui ne veulent pas devenir membre et payer de membership ne peuvent pas passer de commandes de pièces neuves, ne peuvent pas participer aux formations offertes par Bqam-e et aux assemblées générales.

1. La première étape est de prendre les informations de la personne qui veut devenir membre. # membre, expiration de son membership, prénom, nom, téléphone, courriel, assos (si il y a), code permanent (s’il y a)
2. Faire une facture avec le détail de l’achat et déposer l’argent dans la caisse.
3. Faire la carte de membre. Prendre le numéro de membre suivant le dernier inscrit en liste.
4. Il est important d’expliquer à ce membre la mission de BQAM-E, les services auxquels il/elle a droit, les règlements, etc.

5.2 renouvellement d’un membership

1. Doit payer le montant de 20$.
2. Lui refaire une carte de membre avec le même numéro.
3. vérifier si les informations sont à jour.

E. Les commandes

1. procédure de prise de commande

1. Remplir la feuille de commandes.
2. Remplir chaque section. S’il manque de feuilles, il y a des doublons dans le bureau.
3. Faire payer immédiatement la personne. Elle doit avoir payé pour recevoir sa commande
4. S’assurer qu’elle est bien membre et que nous avons ces coordonnées.

2. procédure de ramassage de commande

1. prendre la feuille de commande et vérifier de tout comprendre et qu’elle soit complète
2. aller chez BABAC
3. donner les numéro de catalogue et le nombre d’item
4. vérifier que tout correspond à la feuille de commande
5. signer la facture et la brocher avec la feuille de commande et le reçu de carte(si il y a)
6. ranger les commandes d’inventaire aux bons endroit
7. -identifier les commandes particulières
8. essayer de mettre ensemble tout ce qui va à une personne
9. mettre un tag avec:
   1. date du jour
   2. nom, ♯ de membre et CONTACT (téléphone ou courriel)
   3. identifier les items (au cas où le tag arrache on saura où il va)
   4. indiquer si c’est payé, ou ce qu’il reste à payer
10. mettre ensemble facture/feuille de commande/reçu dans le BUREAU, dans la chemise dédiée ou dans la ZONE DE TRI
11. Donner la commande ;)